Dans le cadre de leur activité, les Cours DUCOS collectent et traitent des Données à caractère personnel relatives notamment à leurs élèves, représentants légaux des élèves mineurs, prospects, et candidats.
La présente politique de confidentialité (la « Politique ») a pour objet d’informer les utilisateurs du site internet cours-ducos.com (le « Site Internet ») et/ou les élèves, représentants légaux des élèves mineurs, prospects ou partenaires des Cours DUCOS de la manière dont les Cours DUCOS collectent, utilisent, conservent et protègent les Données à caractère personnel des Personnes Concernées, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (« RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée.
En utilisant les services des Cours DUCOS, leur Site Internet ou en leur communiquant leurs Données à caractère personnel, les utilisateurs, élèves, représentants légaux des élèves mineurs, prospects ou partenaires reconnaissent avoir pris connaissance de la présente Politique.
Article 1 – Définitions
« Destinataire » : désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers ;
« Données à caractère personnel » : désigne les données à caractère personnel au sens de l’article 4 du RGPD, soit toute information relative à un individu identifié ou identifiable, directement ou indirectement, par un ou plusieurs éléments qui lui sont propres ;
« Personne Concernée » : désigne la personne physique dont les Données à caractère personnel sont collectées et traitées ;
« Responsable de traitement » : désigne la personne physique ou morale qui, seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ;
« Sous-traitant » : désigne la personne physique ou morale qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;
« Traitement(s) » : désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de Données à caractère personnel, tels que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
Article 2 – Principes relatifs au Traitement
Conformément à l’article 5 du RGPD, les Données à caractère personnel sont :
- Traitées de manière licite, loyale et transparente au regard de la Personne Concernée ;
- Collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne peuvent pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités ;
- Adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
- Exactes et, si nécessaire, tenues à jour. Toutes les mesures raisonnables doivent être prises pour que les Données à caractère personnel qui sont inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans tarder ;
- Conservées sous une forme permettant l’identification des Personnes Concernées pendant une durée limitée et n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
- Traitées de façon à garantir leur sécurité, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, à l’aide de mesures techniques et organisationnelles appropriées.
Article 3 – Données à caractère personnel collectées
Les Données à caractère personnel traitées par les Cours DUCOS sont les suivantes :
- Données d’identification : nom, prénom(s), date de naissance, adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone, établissement scolaire, niveau scolaire, classement au sein des Cours DUCOS, notes des élèves sur les divers examens organisés par les Cours DUCOS, et établissement bancaire.
- Données de connexion : adresses IP, journaux de connexion et identifiants techniques.
En tant que Responsable de traitement, les Cours DUCOS mettent en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les Données à caractère personnel qu’ils traitent contre l’altération, la perte, l’utilisation ou la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé, et notamment :
- La sensibilisation des collaborateurs amenés à traiter des Données à caractère personnel aux exigences de confidentialité ;
- La sécurité des postes informatiques (antivirus, pare-feu, système anti-intrusion…) ; et
- La mise en place d’identifiants et de mots de passe.
Article 4 – Finalités du Traitement
Les Traitements de Données à caractère personnel effectués par les Cours DUCOS leur sont nécessaires en vue d’accomplir les finalités suivantes :
- Inscription aux formations et constitution du dossier de l’élève ;
- Inscription aux journées de portes ouvertes ;
- Gestion de la facturation et des paiements : souscription aux formations, encaissement, facturation, recouvrement et comptabilité ;
- Gestion du consentement aux traceurs : recueil, conservation et preuve des choix des internautes sur le Site Internet ;
- Formulaire de contact : réponse aux demandes d’information ; et
- Gestion des demandes d’exercice des droits : réception et traitement des demandes d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation et de portabilité, et preuve de la réponse.
Article 5 – Bases légales du Traitement
Conformément à la législation applicable, les Traitements mis en œuvre par les Cours DUCOS reposent, selon leur finalité, sur l’une des bases légales suivantes :
- L’exécution du contrat ou de mesures précontractuelles : cette base couvre notamment la création et la gestion des comptes, l’inscription aux formations, le suivi pédagogique, la facturation, le service client et le formulaire de contact. Elle couvre également les mesures précontractuelles prises à la demande d’un prospect ou d’un candidat, en vue notamment de se préinscrire à l’une des formations proposées par les Cours DUCOS.
- Le consentement des Personnes Concernées : cette base s’applique notamment au recueil du consentement pour des traitements de mesure d’audience.
- Le respect d’une obligation légale à laquelle les Cours DUCOS sont soumis : cette base couvre notamment la conservation comptable et la gestion des demandes d’exercice des droits.
- L’intérêt légitime des Cours DUCOS : cette base s’applique notamment aux statistiques d’acquisition et à la gestion d’éventuels litiges.
Article 6 – Destinataires des Données à caractère personnel
Les Données à caractère personnel collectées et traitées par les Cours DUCOS sont confidentielles et ne sont accessibles qu’aux Destinataires habilités, dans la mesure nécessaire aux finalités décrites dans la présente Politique.
Les Cours DUCOS s’engagent à ne pas transmettre les Données à caractère personnel des Personnes Concernées à un tiers susceptible de les utiliser à ses propres fins, sans leur consentement exprès préalable.
Les Cours DUCOS s’assurent que les Données à caractère personnel ne soient accessibles qu’à des Destinataires internes ou externes autorisés lorsque cela est nécessaire à l’exécution du Traitement concerné.
- Destinataires internes : les équipes habilitées du service client, les équipes pédagogiques, les services administratifs, financiers et comptables et la direction peuvent recevoir les Données à caractère personnel nécessaires à leurs missions.
- Destinataires externes : selon le Traitement concerné, les Cours DUCOS peuvent transmettre les Données à caractère personnel aux Destinataires externes suivants, dans la limite de ce qui est nécessaire :
- Les prestataires des Cours DUCOS nécessaires à l’activité : Les Mobinotes, prestataire externe chargé de la gestion et de la maintenance informatique et du Site Internet ; les prestataires d’hébergement (OVH, WordPress) et de messagerie ; IF Conseil, expert-comptable, prestataire de facturation et de paiement.
- Les juridictions, autorités de police et de justice, avocats et commissaires de justice, notamment pour les litiges, fraudes, violations de Données à caractère personnel ou demandes légalement imposées.
Lorsque le destinataire est un Sous-traitant, les Cours DUCOS encadrent la relation par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD et vérifient les garanties appropriées au regard du Traitement concerné.
En outre, certaines Données à caractère personnel peuvent être transférées ou rendues accessibles à des prestataires établis hors de l’Union européenne, notamment vers les États-Unis.
Lorsque les Cours DUCOS sont contraints de communiquer des Données à caractère personnel des Personnes Concernées à des tiers situés en dehors de l’Espace économique européen, dans un pays ne disposant pas d’une décision d’adéquation de la Commission européenne au sens de l’article 45 du RGPD, les Cours DUCOS encadrent ce transfert en adoptant un dispositif contractuel approprié et veillent à ce que ce transfert permette de respecter le niveau de protection requis au sein de l’Union européenne.
Les Cours DUCOS peuvent transmettre des Données à caractère personnel à une autorité administrative ou judiciaire lorsque cette transmission est requise par la loi ou par une injonction valable.
Article 7 – Durées de conservation
Les Données à caractère personnel des Personnes Concernées sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont traitées, et le cas échéant, pendant la durée nécessaire à l’exécution des contrats. A l’issue de cette période, les Données à caractère personnel sont conservées :
- Pour permettre aux Cours DUCOS de se conformer à leurs obligations comptables et fiscales, notamment pendant 10 ans pour les documents comptables et pièces justificatives contenant des Données à caractère personnel ; et
- Pour permettre aux Cours DUCOS de conserver toute preuve utile en cas de litige avec toute Personne Concernée, soit pendant 5 ans à compter de la fin de la relation concernée.
À l’issue des durées applicables, les Données à caractère personnel sont supprimées ou anonymisées, sous réserve des obligations légales, d’un archivage intermédiaire ou d’une procédure contentieuse justifiant une conservation plus longue.
Article 8 – Droits des Personnes concernées
Les Personnes Concernées disposent, dans les conditions prévues par le RGPD et les textes applicables, d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation du Traitement et de portabilité, et, lorsque le Traitement repose sur le consentement, du droit de retirer ce consentement à tout moment.
- La demande peut être adressée aux Cours DUCOS par courriel à infos@cours-ducos.com.
- La demande peut également être adressée par courrier postal au 13 rue d’Aubuisson, 31000 TOULOUSE.
Les Cours DUCOS peuvent demander une pièce d’identité lorsqu’il existe un doute raisonnable sur l’identité du demandeur. La réponse intervient dans le délai prévu par l’article 12 du RGPD, en principe dans un délai d’un mois, sous réserve des prolongations légalement applicables.
Au titre du droit à la portabilité, les Personnes Concernées peuvent demander la communication des Données à caractère personnel les concernant qui font l’objet d’un Traitement fondé sur le consentement ou l’exécution d’un contrat, dans un format structuré et couramment utilisé lorsque les conditions du RGPD sont réunies.
L’exercice des droits ne peut porter sur des informations confidentielles concernant des tiers ni permettre la communication de Données à caractère personnel dont la divulgation est interdite ou limitée par la loi.
Le droit à l’effacement peut être limité lorsque la conservation est nécessaire au respect d’une obligation légale, à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice, ou pour toute autre exception prévue par le RGPD.
Le retrait du consentement peut être exercé à tout moment via infos@cours-ducos.com.
Toute Personne Concernée peut également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), selon les modalités détaillées à l’article 12 de la Politique.
Article 9 – Cookies et traceurs
[Les Cours DUCOS recourent à des pixels afin de savoir si les Personnes Concernées ouvrent les courriels et à quelle date, afin de communiquer avec elles de manière efficace en utilisant un mode de communication adapté, d’adapter la fréquence d’envoi ou de décider de cesser l’envoi de courriels. À titre d’illustration, un pixel peut être utilisé afin de savoir si une Personne Concernée a ouvert un courriel relatif à l’annulation d’un cours et, éventuellement, d’adapter le canal de communication. La mise en place de ces pixels peut être conduite par un tiers.]
Les Cours DUCOS recourent à des cookies strictement nécessaires au bon fonctionnement de leur Site Internet. Ces cookies, indispensables au fonctionnement du Site Internet, ne sont pas soumis au consentement préalable de la Personne Concernée et sont conservés pendant une durée maximale de 6 mois minimum.
Sous réserve du consentement préalable de la Personne Concernée, les Cours DUCOS peuvent également recourir à des cookies de mesure d’audience, destinés à établir des statistiques de fréquentation et d’utilisation du Site Internet, afin d’en améliorer l’intérêt et l’ergonomie, conservés pendant une durée maximale de 6 mois minimum.
Les cookies sont soumis au consentement de la Personne Concernée, sauf lorsqu’ils sont nécessaires au fonctionnement du Site Internet et à la fourniture des services des Cours DUCOS.
La Personne Concernée peut accepter les cookies soumis à son consentement au moyen du dispositif de gestion des cookies proposé sur le Site Internet.
La Personne Concernée peut refuser les cookies non nécessaires au fonctionnement du Site Internet ou personnaliser ses choix au moyen du dispositif de gestion des cookies proposé sur le Site Internet.
Article 10 – Recours à la Sous-traitance
Les Cours DUCOS peuvent faire appel à des sous-traitants pour réaliser, pour leur compte, certaines opérations de Traitement de Données à caractère personnel, notamment dans le cadre des prestations décrites à l’article 6 de la présente Politique. La liste comprend notamment Les Mobinotes, IF Conseil, OVH SAS, DocuSign, WordPress, Google, Brevo et Complianz.
Les Cours DUCOS veillent à ce que les prestataires intervenant en qualité de Sous-traitants présentent des garanties suffisantes en matière de protection des Données à caractère personnel et encadrent leurs interventions par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD.
Article 11 – Évolution
La Politique peut être modifiée à tout moment, notamment en cas d’évolution de la législation, de la jurisprudence ou des décisions et recommandations de la Commission européenne.
Les Cours DUCOS ont le droit d’apporter, à tout moment, toute modification à la Politique qu’ils jugent nécessaire ou utile.
Toute nouvelle version de la présente Politique sera portée à la connaissance des Personnes Concernées par tout moyen choisi par les Cours DUCOS, y compris par voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne, par exemple).
La Politique sera également accessible aux Personnes Concernées sur le Site Internet.
Article 12 – Réclamations
Si une Personne Concernée considère que ses échanges avec les Cours DUCOS n’ont pas été satisfaisants du point de vue de la protection de ses droits, elle a la possibilité d’adresser une réclamation auprès de la CNIL, autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de Données à caractère personnel en France :
soit par courrier postal à l’adresse CNIL, Service des plaintes, 3 place de Fontenoy, TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.
soit via le site internet https://www.cnil.fr/fr/plaintes ;